ASC 350-40 Kosten für Intern Genutzte Software — Kernregel
Interne Softwareentwicklungskosten werden kapitalisiert, wenn ein Projekt die Anwendungsphase erreicht hat und bestimmte Kriterien erfüllt sind; andernfalls werden sie sofort aufwandswirksam erfasst (ASC 350-40-20-1).
Wie ASC 350-40 Kosten für Intern Genutzte Software Funktioniert
- Drei Projektphasen und Behandlung: ASC 350-40-25-1 unterscheidet zwischen (1) Vorbereitungsphase (Aufwendungen), (2) Anwendungsphase (Aktivierung möglich) und (3) Betrieb und Wartung (Aufwendungen). Nur Kosten in der Anwendungsphase können kapitalisiert werden; Konzeptualisierungs-, Machbarkeitsstudien- und Planungskosten sind sofort aufwandswirksam.
- Aktivierungskriterien in der Anwendungsphase: Nach ASC 350-40-25-2 und 25-3 müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: (a) das Unternehmen hat eine schwerwiegende Absicht, das Softwareprodukt zu betreiben, (b) technische Machbarkeit ist nachgewiesen, (c) das Unternehmen verfügt über die erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten zur Fertigstellung. Diese Kriterien müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Abgrenzung Anwendungsphase: Die Anwendungsphase beginnt, wenn die Softwareentwicklung gestartet wird und vorläufige Design- und Konzeptualisierungsvorgänge abgeschlossen sind (ASC 350-40-25-1). Diese Grenzziehung erfordert sachliches Urteilsvermögen; eine schriftliche Dokumentation des Übergangs ist unverzichtbar für die Revisionsverbindlichkeit.
- Aktivierbare Kostenarten: Direkt zurechenbare Mitarbeitergehälter, externe Entwicklungsvergütungen, Infrastrukturkosten (Hardware, Lizenzen für Entwicklung), Konvertierungskosten von Altdaten und Übergangskosten gehören zu aktivierbaren Kosten (ASC 350-40-25-4). Allgemeine Gemeinkosten und indirekte Kosten sind ausgeschlossen.
- Abschreibung und Neubewertung: Aktivierte Softwarekosten werden über die erwartete Nutzungsdauer abgeschrieben (ASC 350-40-35-1), typischerweise 3–10 Jahre. Bei signifikanten Funktionsupdates oder Modularisierungen können Restwerte neu bewertet werden; Wertminderungen müssen unter ASC 350-30 (Goodwill und immatrielle Vermögenswerte) geprüft werden.
- Wartungs- und Support-Kosten: Laufende Wartungs-, Patch- und Support-Kosten nach der Aktivierungsphase sind sofort aufwandswirksam und dürfen nicht aktiviert werden (ASC 350-40-25-5), es sei denn, sie verbessern die Softwarefunktionalität oder verlängern die Nutzungsdauer wesentlich.
ASC 350-40 Kosten für Intern Genutzte Software — Praktisches Beispiel
Ein mittelständiges Unternehmen entwickelt ein internes ERP-System für 1,8 Mio. USD über 18 Monate.
Phasen und Behandlung
- Monate 0–4 (Vorbereitungsphase): Anforderungsanalyse, Vendor-Evaluierung, Geschäftsfall: 120.000 USD → sofort aufwandswirksam
- Monate 5–16 (Anwendungsphase): Entwicklung, Testing, Integration; 1.200.000 USD Personalkosten + 180.000 USD externe Dienstleistungen → aktiviert
- Monate 17–18 (Trainings- und Go-live-Support): 300.000 USD → teilweise aktiviert (Konversion), teilweise Aufwand
Journaltransaktionen
| Konto | Sollbetrag USD | Habenbetrag USD |
|---|
| F&E-Aufwand (Vorbereitungsphase) | 120.000 | |
| Zahlbar / Kasse | | 120.000 |
| *Beschreibung: Vorbereitungsphase-Ausgaben* | | |
| Interne Softwareentwicklung (aktiviert) | 1.380.000 | |
| Zahlbar / Kasse | | 1.380.000 |
| *Beschreibung: Anwendungsphase-Ausgaben (1.200k + 180k)* | | |
| Interne Softwareentwicklung | 150.000 | |
| F&E-Aufwand (Go-live-Support) | 150.000 | |
| Zahlbar / Kasse | | 300.000 |
| *Beschreibung: Trainings- und Support (teilweise aktiviert)* | | |
| Abschreibungsaufwand | 230.000 | |
| Akkumulierte Abschreibung – Interne Software | | 230.000 |
| *Beschreibung: Jahreliche Abschreibung über 6 Jahre (1.380k ÷ 6)* | | |
Bilanzbewertung nach Jahr 1
- Interne Software (brutto): 1.530.000 USD
- Akkumulierte Abschreibung: (230.000) USD
- Nettobuchiert: 1.300.000 USD
ASC 350-40 Kosten für Intern Genutzte Software — Häufige Fehler
- Phasengrenzen übersehen: Viele Praktiker kapitalisieren Vorbereitungs- oder Konzeptualisierungskosten vor der Anwendungsphase. Der Test in ASC 350-40-25-1 verlangt objektive Nachweise (Designdokumente, Steering-Committee-Beschlüsse), dass die Anwendungsphase tatsächlich begonnen hat. Auditoren prüfen Dokumentation und Zeitleisten intensiv.
- Wartungs- und Betriebskosten vermischen: Nach dem Go-Live werden Bug-Fixes, Patches und Routine-Wartung oft noch 12–24 Monate fälschlicherweise kapitalisiert. ASC 350-40-25-5 verlangt, dass nur Verbesserungen (erweiterte Funktionalität, Sicherheits-Upgrades mit neuer Leistung) aktiviert werden, nicht Instandhaltung.
- Indirekte Gemeinkosten und Overhead einbeziehen: Viele Unternehmen verwenden pauschale Overhead-Zuschläge (10–20 % auf Direktkosten), die unter ASC 350-40-25-4 nicht zulässig sind. Nur direkt identifizierbare Infrastruktur (z. B. dedizierte Lizenzen, Cloud-Infrastruktur für Entwicklung) ist aktivierbar; allgemeine IT-Abteilungskosten nicht.
Wichtigste Codification-Referenzen
- ASC 350-40-20-1: Definition und Überblick über interne Softwarekosten
- ASC 350-40-25-1 bis 25-5: Aktivierungskriterien, Phasen und abgrenzbarer Kostenarten
- ASC 350-40-35-1: Abschreibungsvorschriften und Nutzungsdauerschätzung
- ASC 350-30-35-3 bis 35-5: Wertminderungsprüfung für immaterielle Vermögenswerte
- ASC 350-40-50-1 bis 50-3: Disclosure-Anforderungen für aktivierte Softwareentwicklung
- ASC 330-10-35-10A: Nachträgliche Modularisierung und Neubewertung von Restlaufzeiten
